10.05.2022 08:51
Tyhjästä elämykseksi
Legendaarinen Pori Jazz -festivaali vaatii valtavan määrän aikatauluttamista ja järjestelyjä. Ilman hyvin suunniteltua tapahtumalogistiikkaa Kirjurinluodossa olisi heinäkuussa iloisen festivaalin sijaan pelkkää nurmikkoa.
kuva Petri Anttila
Sähköt, vedet, teltat, lavat, turvallisuus, jätehuolto ja puhtaanapito. Vain muutama esimerkki tapahtumalogistiikan laajasta kokonaisuudesta, jonka ansiosta tänäkin kesänä ”jazzaillaan” Porissa 55. kerran.
– Festivaalialue tehdään nurmikon päälle tyhjästä. Kaikki infra rakennetaan alusta alkaen itse, sillä alueella ei ole kauniin ympäristön lisäksi mitään valmiina. Kyse ei tosin ole pelkästä rakentamisesta, vaan elämyksellisen festivaalialueen luomisesta, kertoo Pori Jazzin logistiikkapäällikkö Kari Sarpela.
Sarpelan luotsaamaan tapahtumalogistiikan tiimiin kuuluu festivaalin aikaan satoja ihmisiä. Suuri osa työtunneista kuluu rakentamiseen. Esimerkiksi areenan valtava päälava tulee paikalle vain muutama päivä ennen avajaisia ja se rakennetaan lähes sekuntiaikataululla pienistä palasista maailmankuulujen artistien estradiksi.
– Tapahtumalogistiikassa tärkeintä on aikatauluttaminen. Aikataulutus mahdollistaa asioiden tekemisen oikeassa järjestyksessä, mikä on tämän kokoisen festivaalin tuottamisessa keskeistä, summaa Sarpela.
Tapahtumalogistiikassa tärkeintä on aikatauluttaminen.
Helpotuksena sijainti
Rakentamisen lisäksi tapahtumalogistiikkaan kuuluu valtavasti suunnittelua ja varautumista. Iso osa työstä tapahtuu kulisseissa, eikä parhaassa tapauksessa näy asiakkaalle mitenkään.
– Isona festivaalina meidän tulee suunnitella hyvin niin festarikävijöiden kuin artistienkin liikkuminen. Myös turvallisuuteen ja hätätilanteisiin liittyen tehdään paljon toimintasuunnitelmia, jotka eivät kaiken sujuessa näy ulospäin, mutta vaativat paljon työtä, kertoo Pori Jazzin toiminnanjohtaja Kristian Vainio.
Valtavan tapahtumalogistiikan kokonaisuuden hallintaa helpottaa merkittävästi Kirjurinluodon loistava sijainti.
– Asiakkaiden on helppo kulkea ilman autoa lähellä keskustaa sijaitsevalle tapahtuma-alueelle. Myös tavara kulkee huomattavasti helpommin alueelle hyvän sijainnin vuoksi, jatkaa Vainio.
Sarpelan ja Vainion mukaan tapahtumalogistiikassa on onnistuttu, kun portilta lähtee hymyilevä ihminen.
Vaikka festarikävijät voivat kulkea alueelle jalan, riittää Pori Jazzilla kuljetettavaa. Tapahtumaviikolla festivaalijärjestäjillä on käytössään yhteensä 50 henkilö- ja pakettiautoa, joilla muun muassa ajetaan artistien lentokenttäkyytejä päivittäin.
Iso osa työstä tapahtuu kulisseissa.
Yhteistyö tukipilarina
Monelle kesän kohokohdaksi muodostunut tapahtumaviikko ei rakennu Pori Jazzin omin voimin. Yhteistyötä tehdään Porin kaupungin, paikallisten yritysten ja erilaisten alihankkijoiden kanssa. Esimerkiksi musiikkifestivaalille olennaisen tärkeä äänentoisto on ulkoistettu kokonaan.
– Äänentoisto on valtava paketti, eikä vaadittavaa erikoislaitteistoa löydy yhdeltä toimijalta, joten siksi se on ulkoistettu kahdelle alan yritykselle, Sarpela selventää.
Lisäksi paikalliset urheiluseurat ovat merkittävä osa Pori Jazzin rakentumista. Seurat ovat mukana tapahtumaviikon järjestelyissä esimerkiksi rakentamisen, aitojen pystyttämisen ja puhtaanapidon osalta. Palkkio työstä menee suoraan seuroille.
Hyvien yhteistyökumppaneiden merkitys Pori Jazzille on elintärkeä. Myös porilaisten yritysten valmius virittää palvelutuotanto huippuunsa festivaaliviikon ajaksi on poikkeuksellista.
– Tänä vuonna on jälleen valmisteilla hieno festivaali, jota ei saataisi aikaan ilman toimivaa yhteistyötä. Pori Jazz palaa heinäkuussa parin vuoden tauon jälkeen täysimittaisena huikealla ohjelmistolla. Odotukset kesää kohtaan ovat korkealla, Vainio kiteyttää.
kuva Samuli Pentti
Pori Jazz -festivaali
- Järjestetään Porin Kirjurinluodossa 8.–16.7.2022 jo 55. kerran.
- Kuuluu Euroopan vanhimpiin festivaaleihin.
- Festivaalin järjestäjänä toimii Pori Jazz 66 ry, joka on yleishyödyllinen, voittoa tavoittelematon yhteisö.
- Tarjoaa maksullisen ohjelmasisällön lisäksi merkittävän määrän pääsymaksutonta ohjelmaa.
Pori uutisten näyttämönä
Pori Jazzin kanssa perinteisesti yhteistyötä tekevän yhteiskunnallisen keskustelutapahtuman, SuomiAreenan, ansiosta median huomio keskittyy tapahtumaviikolla Poriin.
SuomiAreena kokoaa poliitikot ja muut vaikuttajat heinäkuussa Poriin. Kaupungissa käydyt keskustelut näkyvät mediassa niin paikallisesti kuin valtakunnallisestikin.
– SuomiAreenan medianäkyvyys kertoo tapahtuman merkittävyydestä. Median kannattaa tulla paikalle, sillä valtava määrä ajankohtaisista uutisaiheista löytyy tapahtuman aikaan Porista. Haastateltavat erilaisiin aiheisiin saa helposti paikan päältä, kommentoi MTV Uutisten vastaava päätoimittaja Tomi Einonen.
SuomiAreenan uutissisältöjä suunnitellaan osittain etukäteen, mutta tilaa jätetään myös yllätyksille. Einonen muistuttaa, että journalismin suola on siinä, ettei koskaan tiedä etukäteen, mikä aihe nousee uutiseksi.
Uudistavaa yhteistyötä
Pori Jazz ja SuomiAreena kietoutuvat tapahtumaviikolla vahvasti yhteen. Tänä vuonna tapahtumat tekevät sisältöjä yhä enemmän ristiin ja festivaalit sulautuvat uusilla tavoilla toisiinsa.
– SuomiAreena levittäytyy Kirjurinluodon puolelle, ja Pori Jazzin omaa keskustelusisältöä nähdään SuomiAreenan lavoilla. Myös rantaan sijoitetun SuomiAreenan rantalavan merkitys korostuu. Tänä vuonna olemme niin henkisesti kuin fyysisestikin toisiamme lähempänä, selventää SuomiAreenan tuottaja Johanna Tonttila.
Kahden samanaikaisen festivaalin saumaton yhteistyö näyttäytyy tapahtumakävijälle kokemuksena, joka saa palaamaan kesäisin karhukaupunkiin yhä uudelleen.
kuvat MTV / Onni Ojala
Satakunnan kauppakamarilehden 2/2022 artikkeli
