16.10.2024 09:45
EVA-botista apua HR:n arkeen
Satakunnan kauppakamarilehden 3/2024 artikkeli I HYVÄLLÄ ASIALLA
Tekoälyä hyödyntävä botti helpottaa Ahlströmillä HR-tiimiä toistuvien kysymysten ja tehtävien hallinnassa. HR-botti vapauttaa aikaa ihmisten aitoon kohtaamiseen ja parantaa tehokkuutta, mistä hyötyy koko organisaatio.
Kauppakamarin digivaliokunnassa syntyi idea: Miten saataisiin toteutettua hyviä POC (Proof of Concept) -kokeiluja työn tehostamisesta tai uudistamisesta ja samalla varmistettua, että satakuntalaiset firmat ovat kehityksen kärjessä? Digivaliokunnan osaajat haastoivat mukaan HR- ja teollisuusvaliokunnan väen ja lähtivät etsimään sopivia toteutuksia alan ammattilaisten arjesta.
Yksi toteutuksista tehtiin Ahlström Konsernipalvelut Oy:lle, jonka HR-tiimiltä kyseltiin usein samanlaisia kysymyksiä, jotka veivät paljon aikaa ja resursseja. Idea digitaalisen työkaverin käyttöönotosta tarjosi tähän oivallisen ratkaisun, jota lähdettiin kokeilemaan Reboot Satakunta -hankkeen kautta.
Kuva: Minna Nore
– Tekoälybottimme EVA on suunniteltu vastaamaan toistuviin HR-kysymyksiin. HR-ammattilaisten aika vapautuu muihin tehtäviin ja henkilöstö saa nopeammin vastauksia kysymyksiinsä juuri siinä hetkessä, kun kysymys on itselle ajankohtainen, kertoo Jere Ahonkivi Ahlströmin Konsernipalvelut Oy:stä.
Prizztechin hallinnoiman Reboothankkeen kautta löytyi botin toteuttajaksi Botteja Oy. Ahlström ja Botteja kehittivät yhdessä ratkaisun, joka vähentää manuaalista työtä ja parantaa HR-prosessien sujuvuutta.
Tekoälybottimme EVA on suunniteltu vastaamaan toistuviin HR-kysymyksiin. HR-ammattilaisten aika vapautuu muihin tehtäviin ja henkilöstö saa nopeammin vastauksia kysymyksiinsä juuri siinä hetkessä, kun kysymys on itselle ajankohtainen.
– Projektin alkuvaiheissa tunnistettiin rutiinit, jotka olivat aikasyöppöjä. Kartoitettiin laajasti usein kysyttyjä kysymyksiä ja niihin vastauksia, jotka opetettiin tekoälylle. Tekoälyn tavoite pitää aina olla vähentää työtä, ei lisätä. Työ tehtiin yhdessä Ahlströmin HR- ja ICT-tiimien sekä johdon kanssa, joten sitoutuminen tekemiseen on ollut kova, kiittelee Timo Pihlajamäki Botteja Oy:ltä.
Muutosviestintä ja johdon sitoutuminen avainasemassa
Henkilöstön innostaminen ja mukaan ottaminen oli keskeistä muutoksessa. Uuden teknologian tuomaa arvoa korostettiin aktiivisella viestinnällä ja inhimillistämisellä. Ahonkiven mukaan botin nimikilpailu toi mukanaan positiivista kiinnostusta hankkeeseen, kun yhdessä pohdittiin uuden työkaverin nimeä.
– Projektin kehitys ja seuranta ovat jatkuvia prosesseja. Tekoälybotin toimivuutta parannetaan jatkuvasti analysoimalla kerättyä dataa ja muokkaamalla botin vastauksia vastaamaan entistä tarkemmin käyttäjien tarpeisiin. Analytiikka onkin avainasemassa tekoälyn kehittämisessä ja HR-palveluiden päivittämisessä, tähdentää Pihlajamäki.
Johdon sitoutuminen projektiin on ollut merkittävä.
– Meillä Ahlströmillä on ymmärretty tekoälybotin tuomat hyödyt. Johdon tuki ja ymmärrys ovat olleet ratkaisevassa roolissa projektin menestyksessä. Samalla nähdään tekoälyn tuomat hyödyt mahdollisuutena myös muiden tiimien tarpeisiin, Ahonkivi kiittelee.
Kolme vinkkiä digitaalisen kehityksen tueksi:
- Etsi kumppanuus toimittajan sijaan.
- Sopeuta omaan kulttuuriin.
- Johda oppimaan. Lähde liikkeelle.
Lisää Ahlströmin opeista ja muista toteutuksista playbook.robocoast.eu
